Como entusiasta de WordPress, veo lo versátil que es la plataforma y pienso que ninguna otra solución puede igualar lo que ofrece al publicar un sitio web. Por supuesto, millones de personas también sienten lo mismo. Sin embargo, hay algunos aspectos de WordPress, como la gestión de documentos, que no tienen la misma adaptabilidad. Los plugins pueden ayudar con gran parte de esta funcionalidad.
Acompáñame mientras comparto mis ideas sobre la gestión de documentos en WordPress. Te llevaré a través de algunos de los beneficios, por qué WordPress se queda corto en esta área por defecto, y más. Sin embargo, no será un tutorial dedicado. Es más bien una mirada a la experiencia de gestión de documentos y cómo adaptarla a tus propias necesidades.
Una (Pequeña) Historia de la Gestión de Documentos
Una instalación típica de WordPress te permite gestionar una multitud de formatos de documentos diferentes a través de la Biblioteca de Medios. Hablaré sobre el uso de la Biblioteca de Medios más adelante, aunque puedes personalizar este aspecto de maneras más allá del alcance de esta publicación.
De hecho, la gestión de archivos es un aspecto enorme en la construcción de sitios web, aplicaciones y otros trabajos a nivel de ‘desarrollador’. Incluso puede tener un impacto en la Experiencia del Usuario (UX), como te mostraré. Durante la mayor parte de la historia de la computación, la Interfaz de Usuario (UI) sería un reflejo directo de cómo el sistema organiza los archivos.
Windows, por ejemplo, utiliza una estructura jerárquica que ofrece separación física entre los archivos del sistema y los del usuario en el disco. El Explorador de Archivos te muestra la organización exacta de archivos y directorios en el disco duro:
En contraste, macOS prescinde de esta estructura jerárquica: esencialmente ‘vierte’ todo en el disco sin ningún agrupamiento estricto de archivos o carpetas.
En el front-end, sin embargo, cuentas con la organización que el Sistema Operativo (OS) o la aplicación eligen proporcionarte:
Cuando se trata de archivos del sistema, macOS los oculta donde sea que estén, lo que puede resultar ser una experiencia frustrante en algunos casos.
Personalmente recuerdo desesperarme tratando de trabajar con la gestión de archivos de Apple después de cambiar de Windows, porque los archivos no ‘vivían’ donde esperaría que estuvieran. Incluso ahora, puedo tener dificultades para encontrar archivos específicos dentro de mi software de fotografía o música, debido a que macOS los guarda en algunas ubicaciones.
Esto muestra los pros y los contras de ambos enfoques. En resumen, un sistema estructurado y jerárquico te ofrece menos flexibilidad pero una UX potencialmente mayor en el back-end. Un enfoque no estructurado sin jerarquía también funciona, ya que te brinda más flexibilidad, mientras que la UX puede ser tan buena como el desarrollador desee hacerla.
Por qué WordPress Necesita una Mejor Gestión de Documentos
¿Por qué importa todo esto para WordPress? Es porque el enfoque actual de WordPress en la gestión de documentos ‘bajo el capó’ es lo suficientemente adecuado, pero posiblemente deficiente en el front-end para ciertos tipos de archivos.
La plataforma coloca todas las cargas en una carpeta homónima (wp-content/uploads), y las organiza por año y mes:
Me gusta este enfoque, y aunque aprecio un modelo no estructurado, organizar medios y documentos necesita estructura. De hecho, esto podría ir aún más lejos para darte un mejor modelo de gestión de documentos con un mayor alcance para organizar tus archivos. Considera esto como una premonición.
Sin embargo, con una instalación predeterminada de WordPress, solo tienes la Biblioteca de Medios para trabajar. No hay opciones dedicadas relacionadas con los diferentes tipos de medios y poco en cuanto a presentar esos documentos a tus usuarios.
En mi opinión, la UX/UI parece ser opuesta al modelo de Apple de un backend no estructurado y un front-end estructurado. La Biblioteca de Medios presenta tus archivos como una acumulación de contenido, que debes recorrer y usar como desees. Sin embargo, las actualizaciones recientes nos ofrecen la forma de trabajar con documentos en el front-end de tu sitio.
Implementando la Gestión de Documentos Utilizando la Funcionalidad Incorporada de WordPress
Parece que WordPress descuida la gestión de archivos en general. Por ejemplo, hay una lista de tipos de archivos admitidos en el antiguo Codex de WordPress, pero esta lista está incompleta. Como caso típico, puedes subir archivos SVG y BMP, pero el Codex no los menciona.
Una opción mejor es revisar la página de Salud del Sitio de WordPress:
La pantalla Información > Manejo de Medios incluye una útil lista de tipos de archivo que WordPress admite, desafortunadamente, esto solo se relaciona con imágenes y videos (como cabría esperar). También te recomendaría que revises y potencialmente aumentes el tamaño máximo de carga de WordPress, para evitar que cualquier error arruine la UX.
El mejor enfoque para subir documentos es mediante prueba y error. Si intentas subir un archivo sin soporte, te mostrará un error suave:
En ‘vanilla’ WordPress, usarás la Biblioteca de Medios para subir cualquier archivo y, a partir de ahí, utilizarás el Bloque de Archivo, que te permite mostrar un enlace de descarga en el front-end para el archivo que especifiques:
Esta es una adición bienvenida a WordPress, ya que incrustará un visor para ciertos archivos (como PDFs), y te dará una serie de opciones para personalizar su apariencia. Puedes eliminar la vista previa por completo si lo deseas, cambiar su altura, personalizar el botón de descarga y más.
En algunos casos, es posible que desees utilizar el Bloque de Incrustación para ciertos archivos de terceros. Por ejemplo, puedes incrustar enlaces de Issuu, Scribd, e Imgur en tu sitio, lo que puede ayudarte a mantener control sobre el tamaño de archivos del sitio.
Esto puede ser suficiente para trabajar con un puñado de archivos básicos y ofrecer una experiencia decente. Sin embargo, para tareas más avanzadas, un plugin de WordPress será una mejor opción.
Las Ventajas de Usar Soluciones de Gestión de Documentos de Terceros
Como sucede con muchas tareas de WordPress, los plugins compensan la falta de funcionalidad de la instalación predeterminada. Esto es, por supuesto, intencional, y te permite personalizar tu sitio a tu gusto y hacerlo único.
Cuando se trata de gestión de documentos, hay muchas razones por las que querrás utilizar un plugin:
- WordPress claramente no nos brinda la funcionalidad adecuada para gestionar archivos y documentos desde el principio.
- Un plugin nos proporcionará una funcionalidad dedicada aún mayor que una simple gestión de archivos, lo que debería hacer que la implementación sea más sencilla.
- Podemos cambiar de soluciones a medida que cambian nuestras necesidades, con suerte con un tiempo de inactividad o cambios mínimos.
Para tus usuarios, obtienen una mejor UX y UI gracias a toda esa funcionalidad dedicada. Muchos plugins te darán plantillas front-end para cuadrículas, tablas y más.
Las opciones predeterminadas de WordPress funcionan solo con archivos individuales, pero los plugins te permitirán manejar archivos en bloque. Podrás mostrar y ver más información sobre cada descarga para tus visitantes también.
En resumen, si deseas implementar la gestión de documentos en WordPress, un plugin será tu enfoque para hacerlo. Afortunadamente para nosotros, hay muchas opciones de calidad para elegir.
Elegir un Plugin para Ayudar con Tu Estrategia de Gestión de Documentos
Como dije al principio del artículo: esto no es un tutorial de gestión de documentos, porque WP Mayor cubre eso en varios mensajes. Tampoco se trata de un resumen de plugins, porque tenemos mucho contenido sobre cómo elegir un plugin de gestión de documentos, a veces con nombres ligeramente diferentes para esas soluciones:
Sin embargo, dos plugins populares de los que hablamos mucho son Biblioteca de Documentos Pro y GravityView. Ambos abordan la func
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