Cómo importar entradas de Gravity Forms: La guía definitiva

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Vamos al grano: si quieres importar entradas de Gravity Forms a tu sitio web de WordPress, dos de las mejores soluciones disponibles son GravityImport y GravityMigrate. Con GravityImport, puedes importar fácilmente entradas desde un archivo CSV a Gravity Forms, lo que facilita la migración de datos. GravityMigrate te permite mover tus formularios, entradas, ajustes y otros datos relacionados con Gravity Forms de un sitio a otro. Combinados, tienes una forma excelente de mover e importar las entradas de Gravity Forms según desees.

En esta guía, profundizaremos en estas potentes herramientas y sus características. Al final, sabrás si ambos complementos de Gravity Forms son adecuados para tus necesidades.

Acerca de los complementos GravityImport y GravityMigrate

Ambos GravityImport y GravityMigrate son complementos premium para Gravity Forms. Son dos de muchos complementos de GravityKit: un desarrollador certificado de Gravity Forms.

El logo de GravityKit.

Ambos complementos realizan tareas ligeramente diferentes. Por ejemplo, GravityImport te permite importar entradas de Gravity Forms desde un archivo CSV a un formulario nuevo o existente. Si optas por un formulario nuevo, GravityImport lo creará en base a los datos de tu archivo.

En contraste, GravityMigrate te permite mover cualquier dato de Gravity Forms de un sitio web a otro. El complemento empaqueta todos tus datos importantes (incluidos formularios, entradas, archivos, ajustes y más) en un archivo ZIP. A partir de ahí, te llevará minutos importarlo a tu nuevo sitio.

Por qué utilizar GravityImport para importar entradas de Gravity Forms

Tanto GravityMigrate como GravityImport te ahorran tener que reconstruir tus formularios desde cero y reconfigurar tus flujos de trabajo durante una migración. Por ahora, veamos GravityImport. Hay muchos beneficios en usar este complemento, aparte de la capacidad de importar entradas de Gravity Forms:

  • Es un complemento certificado ‘oficial’. GravityImport es un complemento certificado para Gravity Forms. ¡Esto significa que el equipo de Gravity Forms lo recomienda: un gran honor!
  • Existe una integración completa con Gravity Forms. GravityImport se integra por completo con Gravity Forms, con un proceso de importación directo e intuitivo que se alinea con su complemento principal.
  • Obtienes una gama de opciones de personalización. El complemento incluye opciones extensas de personalización para la importación. Hay filtrado, la capacidad de activar feeds, registro de errores y mucho más.
  • El complemento es excelente para importaciones a granel. Con GravityImport, puedes importar miles de entradas en Gravity Forms de una sola vez, en tiempo récord.

En las próximas secciones, te mostraremos cómo usar GravityImport. A partir de ahí, nos adentraremos más en GravityMigrate.

Cómo importar entradas de Gravity Forms (en 4 pasos)

Vamos al grano y te mostraremos cómo importar entradas de Gravity Forms. Por supuesto, deberás instalar tanto Gravity Forms como GravityImport en tu sitio. Ambos de estos complementos premium siguen el mismo proceso: ve a la página Complementos > Añadir Nuevo Complemento dentro de WordPress; haz clic en el botón Subir Complemento; selecciona los enlaces Instalar Ahora y luego Activar.

Con ambos complementos activos en tu sitio, puedes comenzar el proceso de importación.

1. Subir tu archivo CSV

Antes de comenzar una nueva importación, asegúrate de utilizar el formato CSV para tus datos de entrada. La mayoría de los complementos de formularios deberían tener una opción para exportar envíos de formulario a CSV, aunque debes consultar la documentación de tu complemento específico.

Si quieres mover entradas existentes desde Gravity Forms a otro sitio web, puedes exportarlas a través de la opción Formularios > Importar/Exportar. A continuación, selecciona Exportar Entradas, elige un formulario del menú desplegable y después selecciona los campos que deseas exportar:

La pantalla 'Exportar Entradas' en Gravity Forms; hay un menú desplegable para seleccionar un formulario y casillas de verificación para elegir qué campos incluir en la exportación.

Para finalizar, desplázate hacia abajo y haz clic en Descargar Archivo de Exportación; luego, tus entradas del formulario se guardarán en un archivo CSV.

Para comenzar una nueva importación, pasa el cursor sobre Formularios y haz clic en Importar/Exportar. A continuación, haz clic en Importar Entradas. Verás la pantalla de importación con una barra de progreso. Tu primer trabajo es subir tu archivo CSV de datos de entrada mediante el arrastrar y soltar o usando el explorador de archivos:

El primer paso del proceso de GravityImport; hay un cuadro para subir un CSV de entradas.

Cuando esto se complete, GravityImport te preguntará si deseas importar los datos a un formulario existente o a un nuevo formulario. Si seleccionas un formulario existente, asegúrate de establecer los tipos de campos correctos para los datos que deseas importar:

Un mensaje que pregunta '¿Dónde le gustaría importar las entradas?'; hay dos opciones: Un Formulario Existente, o Crear un Nuevo Formulario

Si eliges crear un nuevo formulario, GravityImport construirá un formulario automáticamente basado en los datos de tu archivo. No importa qué opción elijas, el siguiente paso es mapear las columnas de tu archivo CSV a los tipos de campo coincidentes en Gravity Forms.

2. Mapear tus campos en Gravity Forms

Este paso es importante para asegurar que tus datos de entrada se importen y se correspondan con los campos de formulario correctos. Aunque GravityImport intentará detectar el tipo de campo correcto basado en los datos de tu CSV, puedes cambiar fácilmente el mapeo haciendo clic en el campo del menú desplegable Importar en… y eligiendo un campo diferente:

El paso de 'Mapear Campos' en el proceso de importación de GravityImport; hay una vista general de los contenidos del archivo CSV cargado, con un campo de menú desplegable para seleccionar un tipo de campo.

Si hay columnas en tu archivo CSV que no deseas importar, puedes ignorarlas haciendo clic en el ícono X:

Un campo de menú desplegable a la derecha del encabezado del CSV que permite seleccionar un tipo de campo

Después de mapear tus campos, haz clic en Continuar con la Importación para pasar al siguiente paso.

3. Personalizar tu importación

GravityImport incluye varias opciones de configuración, que te permiten personalizar el proceso de importación:

Las opciones de importación en GravityImport; hay 5 interruptores diferentes que te permiten habilitar diferentes configuraciones y personalizar el proceso de importación

Estas opciones te permiten continuar con la importación incluso si se producen errores, filtrar los registros importados utilizando lógica condicional, enviar notificaciones por correo electrónico para cada entrada importada, omitir la validación de campos durante la importación y más.

La opción de Importación Condicional es particularmente útil, ya que te permite filtrar los registros importados utilizando reglas. Por ejemplo, podrías agregar una regla para solo importar entradas donde el campo de correo electrónico sea una dirección de correo electrónico de GravityKit:

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